Администрация сайта
Пользователь при создании заказа поставщику выбирает Соглашение и Договор с поставщиком. В соглашении с поставщиком заранее указаны этапы оплаты поставщику по соглашению (рис.1).
В договоре обязательно должна быть указана детализация ведения учета «По заказам» (рис.2)
При проведении заказа происходит распределение суммы оплаты по введенным этапам оплаты (рис 3.)
Даты оплат рассчитываются следующим образом в зависимости от варианта оплаты:
- Аванс (до подтверждения) рассчитывается от даты Заказа (Дата заказа + Срок (дн));
- Предоплата (до поступления) рассчитывается от даты Заказа (Дата заказа + Срок (дн));
- Кредит (после поступления) рассчитывается:
- если указана Желаемая дата поступления поступления на вкладке «Дополнительно» (Желаемая дата поступления + Срок (дн));
- если не указана Желаемая дата поступления поступления на вкладке «Дополнительно» (Дата заказа + Срок (дн));
При необходимости сформированные автоматически даты оплат можно поправить вручную, перейдя к этапам оплат по ссылке, указанной на рисунке 3.
- На основании заказа поставщику в статусе «Согласован» необходимо ввести документ «Заявка на расходование ДС» на сумму аванса к оплате до поступления, если таких сумм несколько, необходимо ввести несколько документов «Заявка на расходование ДС».
При этом документ «Заявка на расходование ДС» будет создан на первую по времени дату платежа и на сумму первого платежа автоматически (рис.4).
Каждый последующий по плану оплат документ «Заявка на расходование ДС» можно ввести после того как предыдущая оплата была переведена в статус «Согласовано» (рис.5)
Ответственный за согласование заявок на расходование денежных средств формирует отчет Платежный календарь (раздел Казначейство – Отчеты по казначеству – Платежный календарь). В отчете необходимо указать дату, до которой необходимо проанализировать запланированные платежи («Будущие платежи до») и дату анализа просроченных платеже («Просроченные платежи с»)(рис.6).
В сформированном отчете созданные не согласованные документы «Заявка на расходование ДС» будут отражены с соответствующим статусом «Не согласовано» Рис.7
Двойным щелчком мыши по наименования Заявки необходимо открыть документ «Заявка на расходование ДС» и перевести её в соответствующий статус:
- Согласована - если платеж согласован;
- Отклонена – если платеж не согласован.
Отклоненные заявки в платежном календаре не отражаются.
Если на основании «Заказа поставщику» не была введена Заявка на расходование денежных средств, в отчете «Платежный календарь» будут отражаться сами документы «Заказ поставщику»(Рис.8).
Для согласования оплат по ним, необходимо на их основании ввести документы «Заявка на расходование ДС». Для этого из отчета, двойным щелчком по Заказу открыть заказ поставщику и проделать действия, описанные в п.2 данной инструкции.
Финансовая служба при согласовании платежа переводит документ «Заявка на расходование ДС» в статус «К оплате» данный статус платежа так же можно отследить с помощью отчета «Платежный календарь», а также производит распределение платежа по счетам оплаты.
Так же работу с документами «Заявка на расходование ДС» можно производить с помощью обработки «Платежный календарь» (раздел Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Платежный календарь). В настройках обработки необходимо указать дату начала планирования платежей и количество дней планирования.
Обработка может иметь три вида отображения информации:
- Список заявок и календарь – на форме отражен список незакрытых заявок на расходование ДС в статусах «Согласован» и «К оплате», а также календарь распределения заявок по счетам организации и планируемым датам платежа;
- Список заявок – отражен только перечень заявок на расходование ДС;
Календарь – отражен только платежный календарь.
В группе «Список заявок» можно произвести группировку заявок по состоянию (правой кнопкой мыши на табличной части группы – сгруппировать по – состояние)
С помощью команд панели действий группы «Список заявок» произвести групповую установку статуса в заявках или распределение по счетам оплат.
С помощью настроек условного оформления можно произвести выделение, например, переведенных в статус «К оплате» заявок. Для этого необходимо перейти по команде «Настроить» - «Условное оформление» - «Добавить»
На вкладке «Оформление» выбираем вид оформления, на вкладки «Условия» указываем условие, при котором будет происходить назначенное оформление.
Действие настроенного условного оформления представлено на рисунке 16. Аналогичным образом можно произвести выделение строк по иным признакам.
В группе «Календарь» отражается информация о распределенных по банковским счетам и кассам организации заявках на расходование ДС, в режиме «Календарь» так же в отдельную группу выведены нераспределенные по счетам заявки.
В группе «Календарь» можно произвести групповое создание Платежных поручений и осуществить их выгрузку в банк-клиент, с помощью соответствующих команд группы «Платежи» панели действий.
Двойным щелчком по информации о платеже можно открыть «Заявку на расходование ДС»
На форму платежного календаря помимо согласованных заявок можно вывести информацию по несогласованным заявка на расходование ДС, а также информацию о планируемых оплатах по графикам платежей из заказов поставщиков и прочее. Для этого необходимо указать соответствующие флаги в настройках календаря (панель действий -Все действия – Настройка)
- После перевода документа «Заявка на расходование ДС» в статус «К оплате» оплаты попадают ответственному за оплаты и производится оплата поставщику. Оплаченные суммы из платежного календаря исчезают.
Текущее состояние оплат по заказам поставщику можно производить непосредственно из журнала заказов поставщику (раздел Закупки – Заказы поставщику). В журнале отражен текущий статус состояния заказа как по состоянию этапа поставки (процент завершенности заказа), так и процент оплаты по заказу (данная статистика отражается при условии ведения расчетов по договору с разрезе заказов).
